Fascicolo di liquidazione
La gestione del fascicolo di liquidazione permette di velocizzare, con conseguente abbattimento dei costi, una parte significativa del processo di gestione dei documenti del ciclo passivo automatizzando le fasi di acquisizione, rilevamento automatico dei dati caratteristici e trasferimento dei dati e dei documenti in formato elettronico verso i sistemi contabili e di gestione documentale di riferimento.
In generale la soluzione consente di ottimizzare il flusso di gestione delle fatture passive in formato “fattura PA”, di ridurre il flusso cartaceo dei documenti, coinvolti nella gestione, che “viaggiano” tra l’Amministrazione ed i vari Enti coinvolti nel processo di gestione (Acquisti, Controller, Ente Richiedente), di decentralizzare il processo di benestariazione, fornendo agli attori coinvolti gli opportuni supporti informativi e documentali, di ridurre le attività manuali afferenti alla gestione dei documenti di interesse contabile/amministrativo, eliminando nel contempo errori ed imprecisioni.
Completano la soluzione, aumentandone il livello di efficientamento dei processi:
- Il trattamento in automatico dei flussi di fatturazione digitali;
- Il trattamento in automatico dei flussi di documentazione rilevante ai fini contabili sia cartacei sia digitali;
- Conforme al Titolario di Classificazione adottato;
- La gestione del fascicolo di liquidazione, consistente nella trasformazione in elettronico del fascicolo cartaceo di liquidazione per ogni fattura da liquidare, nell’inserimento in automatico dei documenti di trasporto cui la fattura da liquidare fa riferimento e di altri documenti a corredo della liquidazione (tipicamente dei giustificativi), nell’evidenziazione dello stato di liquidabilità di un fascicolo, nell’utilizzo e nella verifica della firma digitale da parte degli operatori abilitati, nell’emissione automatica delle liquidazioni da parte degli uffici decentrati, nella tracciabilità rispetto al trattamento all’interno degli uffici, nel Workflow per la gestione dei flussi documentali interni, dal ricevimento della fattura all’emissione del mandato di pagamento.
Oltre agli indubbi vantaggi relativi alla eliminazione della carta ed alla riduzione dei “passaggi di mano”, con la conseguente focalizzazione sulle attività a maggior valore aggiunto, ed alla misurabilità dei risultati grazie all’efficientamento dei processi ed alla sostanziale visibilità dello stato di avanzamento degli stessi, la soluzione prospettata permette di verificare un significativo “ritorno dell’investimento” grazie alla riduzione dei tempi di pagamento, alla maggiore sicurezza ed alla razionalizzazione dei tempi di lavoro con la eventuale riallocazione delle risorse umane dedicate alle attività di inserimento dei dati verso attività inerenti al controllo e la supervisione dei processi amministrativi.